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OA系统全解会议管理弹性大

发布时间:2020-07-21 18:00:31 阅读: 来源:法兰厂家

摘要:显然,OA系统通过对会议全过程的记录,不但提高了会议管理的便利性,更使得会议管理的全过程更加清晰、准确、完善,更容易对会议的内容进行查询。

关键词:OA

为什么说会议管理的弹性大呢?这是因为在一些单位中,根本就没有规范和完善的会议管理制度,而另一些单位中,则对会议管理要求极为严格。

面对这种情况,OA系统又如何设计这一功能呢?

在国内领先的OA系统华天动力的官方网站上,我们通过在线试用版看到了会议管理这个功能模块,这是一个集发起会议、发送通知、接收通知、会议记录、纪要归档于一体的会议查询、管理系统。实现从查询会议室、预定会议室、发布会议通知到撰写会议纪要、传阅纪要、纪要归档的全过程流程式管理。

可见,OA系统中会议管理的功能还是比较简单的,如下图所示,能否帮助企事业单位解决“议而不决,决而不行,行而不果”这个老大难问题呢?

我们先从简单的说起,OA系统应该首先帮助用户把会议管理的基础性工作做好。还是以华天动力OA系统为例,看看他是怎么做的。

在华天动力OA系统中,有权限的用户可以发起会议,在发起会议的时候,需要确定会议的主题和类型,以及会议的起始时间、主持人、主办部门、与会人员、会议纪要员、会议室、所需资源、会议内容,并可以上传会议资料。当然,这些项目并非都是必填项,以满足不同用户的使用需要。

写好会议内容后,就可以发送会议安排,刚才设置的相关人员都会收到会议提醒,以提前做好准备。提醒消息会发到他们的OA系统或手机上,这个也是根据不同用户的要求来做的。

接下来就是开会了,这时候,指定的会议纪要员可以在OA系统中打开当前的议题,直接记录会议纪要。记录完成后可以再进行编辑和整理,并在线发送给与会人员,也可以将纪要归档或导出保存。

显然,OA系统通过对会议全过程的记录,不但提高了会议管理的便利性,更使得会议管理的全过程更加清晰、准确、完善,更容易对会议的内容进行查询,对会议的执行结果进行跟踪和监督,使得会议的发起和落实都更加有效。

华天动力OA系统还提供了一系列人性化的设计,以提升会议管理的便利性,如可以一目了然的查看会议室的占用情况,可以对会议室的资源进行维护,可以设置专人专用的会议室,可以在会议变更时自动通知所有的相关人员,可以将会议纪要归档或转存到文档中心等等。

作为内部沟通的重要方式,会议能否有效的利用,以及如何有效的利用,是每个单位都必须认真思考的问题。OA系统在这方面也进行了积极的探索,具有OA系统的单位,不妨也充分的应用一下这个工具。

责编:fanwei

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